België zet resoluut de stap naar fiscale dematerialisering. Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor B2B-transacties tussen in België gevestigde btw-plichtigen. Deze hervorming, ingevoerd bij de wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het btw-wetboek, verandert de facturatieprocessen van alle Belgische ondernemingen grondig. Hier vindt u alles wat u moet weten om in orde te zijn.
Het wettelijke kader van elektronische facturatie in België
De referentieteksten
- Wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het btw-wetboek wat de elektronische facturatie betreft (Belgisch Staatsblad van 5 maart 2024)
- Artikel 53, § 2 van het btw-wetboek (zoals gewijzigd): verplicht het uitreiken van gestructureerde elektronische facturen voor binnenlandse B2B-verrichtingen
- Europese richtlijn 2014/55/EU: Europees kader voor elektronische facturatie bij overheidsopdrachten
- Europese norm EN 16931: technische standaard voor het semantische formaat van elektronische facturen
- ViDA-verordening (VAT in the Digital Age): toekomstig geharmoniseerd Europees kader voor elektronische facturatie en real-time digitale rapportering
Waarom deze hervorming?
De FOD Financiën streeft verschillende doelstellingen na:
- De btw-fraude bestrijden: de Belgische "btw-kloof" (het verschil tussen de theoretisch verschuldigde en de effectief geïnde btw) wordt door de Europese Commissie geraamd op ongeveer 3,1 miljard EUR per jaar
- De administratieve last verlagen voor ondernemingen: een papieren factuur kost gemiddeld 11 EUR om te verwerken (afdrukken, verzenden, invoeren), tegenover 1 tot 3 EUR voor een elektronische factuur
- België afstemmen op de pionierslanden (Italië sinds 2019, Frankrijk vanaf 2026, Duitsland vanaf 2028)
- De weg voorbereiden voor de real-time digitale rapportering die de ViDA-verordening van de EU voorziet
De tijdlijn van de verplichting: wat nu al geldt
Sinds 1 januari 2026: algemene B2B-verplichting
De verplichting geldt voor alle in België gevestigde btw-plichtigen, voor hun binnenlandse B2B-transacties:
| Criterium | Detail |
|---|---|
| Wie is betrokken | Elke in België gevestigde btw-plichtige (vennootschappen, zelfstandigen, btw-plichtige vzw's) |
| Welke transacties | Binnenlandse B2B-leveringen van goederen en diensten |
| Vereist formaat | Gestructureerde elektronische factuur conform de Europese norm EN 16931 |
| Verzendnetwerk | Peppol-netwerk (verplicht) |
| Uitzonderingen | B2C-transacties, internationale transacties (intra-EU en export), forfaitaire regeling, vrijstellingsregeling |
Uitzonderingen en bijzondere gevallen
Bepaalde situaties genieten een specifieke behandeling:
- Btw-plichtigen onder de vrijstellingsregeling (omzet < 25.000 EUR): vrijgesteld van de uitreikingsverplichting, maar moeten elektronische facturen wel kunnen ontvangen
- Btw-plichtigen onder de forfaitaire regeling: tijdelijk vrijgesteld (overgangsbepaling tot 1 januari 2028)
- B2C-transacties: geen verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie (de papieren of pdf-factuur blijft toegelaten)
- Intracommunautaire en internationale transacties: onderworpen aan de toekomstige ViDA-regels (gepland voor 2028-2030)
- Creditnota's: moeten eveneens in het gestructureerde elektronische formaat worden uitgereikt
- Overheidssector: elektronische facturatie naar de Belgische overheden is al verplicht sinds 1 november 2022, via het platform Mercurius
Vooruitblik: de ViDA-verordening
De Europese ViDA-verordening (VAT in the Digital Age), aangenomen in 2024, voorziet in een geleidelijke uitbreiding:
- 2028: lidstaten kunnen elektronische facturatie verplichten voor intracommunautaire transacties
- 2030: verplichte real-time digitale rapportering (Digital Reporting Requirements) voor intracommunautaire transacties
- 2032: volledige harmonisering op Europees niveau
Wat is een gestructureerde elektronische factuur?
Wat aanvaard wordt en wat NIET
Het is essentieel om het verschil te begrijpen:
| Formaat | Elektronische factuur in wettelijke zin? | Opmerking |
|---|---|---|
| XML UBL-bestand verzonden via Peppol | JA | Referentieformaat |
| XML CII-bestand (Cross Industry Invoice) | JA | Aanvaard alternatief |
| Factur-X / ZUGFeRD (pdf + geïntegreerde XML) | JA (indien conform EN 16931) | Aanvaard hybride formaat |
| Pdf verzonden per e-mail | NEE | Geen gestructureerde factuur |
| Pdf gegenereerd door software | NEE | Ook al is dit automatisch gebeurd |
| Gescande papieren factuur | NEE | Louter een digitale afbeelding |
| Word- of Excel-factuur | NEE | Geen genormaliseerde structuur |
Kenmerken van een conforme elektronische factuur
Een gestructureerde elektronische factuur moet:
- In XML-formaat zijn, conform de UBL 2.1-syntax (Universal Business Language) of UN/CEFACT CII
- Voldoen aan de semantische norm EN 16931: een geheel van verplichte velden en validatieregels
- Worden verzonden via het Peppol-netwerk: een beveiligd netwerk voor de uitwisseling van handelsdocumenten
- Automatisch leesbaar zijn voor boekhoudsoftware, zonder menselijke tussenkomst
- Alle verplichte vermeldingen bevatten die het Belgische btw-wetboek voorschrijft (artikel 5 van KB nr. 1)
De verplichte vermeldingen op een Belgische factuur
Overzicht van de verplichte vermeldingen (artikel 5 van KB nr. 1 van 29 december 1992):
| Vermelding | Voorbeeld |
|---|---|
| Factuurdatum | 15/03/2026 |
| Uniek volgnummer | FAC-2026-00142 |
| Btw-nummer van de uitreiker | BE 0123.456.789 |
| Btw-nummer van de klant | BE 0987.654.321 |
| Naam en adres van de uitreiker | BVBA Voorbeeld, Wetstraat 1, 1000 Brussel |
| Naam en adres van de klant | NV Klant, Louizalaan 250, 1050 Elsene |
| Omschrijving van de goederen of diensten | IT-adviesverlening |
| Hoeveelheid en eenheidsprijs | 10 uur x 150 EUR |
| Maatstaf van heffing per tarief | 1.500 EUR (21%) |
| Toepasselijk btw-tarief | 21% |
| Btw-bedrag | 315 EUR |
| Totaalbedrag incl. btw | 1.815 EUR |
| Reden van vrijstelling (indien van toepassing) | Artikel 44 btw-wetboek — Vrijgesteld van btw |
Het Peppol-netwerk: hoe werkt het
Netwerkarchitectuur
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal beveiligd netwerk voor de uitwisseling van elektronische handelsdocumenten. De werking berust op een "vierhoekenmodel":
Uitreiker → Toegangspunt uitreiker → Peppol-netwerk → Toegangspunt ontvanger → Bestemmeling
- De uitreiker maakt de factuur aan in zijn software
- Het toegangspunt van de uitreiker (gecertificeerd Access Point) verzendt de factuur via het Peppol-netwerk
- Het Peppol-netwerk routeert de factuur naar de juiste bestemmeling via diens Peppol-identificatie
- Het toegangspunt van de ontvanger ontvangt de factuur en bezorgt ze aan de bestemmeling
- De bestemmeling ontvangt de factuur rechtstreeks in zijn boekhoudsoftware
De Belgische Peppol-identificatie
In België is de Peppol-identificatie gebaseerd op het KBO-ondernemingsnummer (Kruispuntbank van Ondernemingen):
- Formaat:
0208:BE0123456789(prefix 0208 voor KBO-nummers) - Registratie: via uw facturatiesoftware of uw Peppol-toegangspunt
- Directory: controleerbaar via de SMP (Service Metadata Publisher) van Peppol
Gecertificeerde Peppol-toegangspunten in België
Verschillende aanbieders zijn in België gecertificeerd als Peppol-toegangspunt:
| Aanbieder | Type | Specifiek |
|---|---|---|
| Basware | Toegangspunt + platform | Grote ondernemingen en middelgrote bedrijven |
| Billit | Facturatieplatform | Kmo's en zelfstandigen |
| CodaBox | Digitale tussenpersoon | Verbinding boekhouder-onderneming |
| Horus | Belgische oplossing | Aangepast aan Belgische kmo's |
| Isabel | Toegangspunt | Belgisch bankecosysteem |
| Mercurius | Overheidsplatform | Facturatie naar de overheidssector |
| Unifiedpost (Banqup) | Volledig platform | Kmo's en grote ondernemingen |
Hoe bereidt u zich voor: stap-voor-stapgids
Stap 1: evalueer uw huidige situatie
Beantwoord de volgende vragen:
- Welke facturatiesoftware gebruikt u momenteel?
- Is deze software Peppol/UBL-compatibel?
- Hoeveel B2B-facturen reikt u per maand uit?
- Hoeveel B2B-facturen ontvangt u per maand?
- Zijn uw belangrijkste klanten en leveranciers al aangesloten op Peppol?
Stap 2: kies uw technische oplossing
Optie A: facturatiesoftware met geïntegreerde Peppol-aansluiting
Dit is de eenvoudigste oplossing voor kmo's en zelfstandigen:
| Software | Indicatieve prijs (per maand) | Peppol geïntegreerd | Geschikt voor |
|---|---|---|---|
| Billit | 15-50 EUR | Ja | Zelfstandigen en kmo's |
| Teamleader | 25-75 EUR | Ja | Kmo's met CRM |
| Yuki | 30-80 EUR | Ja | Kmo's, koppeling met boekhouder |
| Octopus | 30-60 EUR | Ja | Boekhouding + facturatie |
| Horus | 20-60 EUR | Ja | Belgische kmo's |
| Exact Online | 40-120 EUR | Ja | Kmo's en middelgrote bedrijven |
| Banqup | 10-40 EUR | Ja | Zelfstandigen en micro-ondernemingen |
| Dexxter | 15-45 EUR | Ja | Zelfstandigen |
Optie B: aansluiting via een Peppol-toegangspunt
Voor ondernemingen die hun huidige software willen behouden (ERP, maatwerksoftware):
- Neem een abonnement bij een gecertificeerd Peppol-toegangspunt
- Integreer de API van het toegangspunt in uw systeem
- Configureer het genereren van facturen in UBL-formaat
Geraamde kost: 50-500 EUR/maand afhankelijk van het factuurvolume
Optie C: tussenplatform (CodaBox)
CodaBox biedt een dienst van "digitale brievenbus" aan:
- U ontvangt en verzendt uw facturen via CodaBox
- CodaBox beheert de Peppol-aansluiting
- Uw boekhouder heeft rechtstreeks toegang
Stap 3: schrijf u in op Peppol
- Activeer uw Peppol-identificatie via uw software of toegangspunt
- Controleer uw inschrijving in de Peppol-directory (directory.peppol.eu)
- Deel uw Peppol-identificatie met uw klanten en leveranciers
- Test het verzenden en ontvangen met een handelspartner
Stap 4: pas uw interne processen aan
- Goedkeuringsworkflow: bepaal wie de inkomende facturen goedkeurt
- Archivering: elektronische facturen moeten 7 jaar worden bewaard (artikel 60 van het btw-wetboek) in een formaat dat de integriteit en leesbaarheid waarborgt
- Afstemming: automatiseer de afstemming van facturen/bestelbons/leveringen
- Opleiding: leid uw administratief en boekhoudkundig personeel op
Stap 5: communiceer met uw partners
- Informeer uw klanten en leveranciers over uw Peppol-identificatie
- Vraag de Peppol-identificatie van uw partners op
- Spreek een overschakeldatum af
- Voorzie indien nodig een overgangsperiode met dubbele verzending (elektronisch + pdf)
Concrete voordelen van elektronische facturatie
Financiële winst
| Post | Papieren factuur | Elektronische factuur | Besparing |
|---|---|---|---|
| Uitreikingskost | 8-15 EUR | 1-3 EUR | 70-80% |
| Ontvangst- en verwerkingskost | 10-25 EUR | 1-3 EUR | 80-90% |
| Gemiddelde betaaltermijn | 45 dagen | 30 dagen | -15 dagen |
| Foutenpercentage | 5-8% | < 1% | Aanzienlijke daling |
Concreet voorbeeld: Een Waalse kmo die 200 B2B-facturen per maand uitreikt en er 150 ontvangt, zou tussen 30.000 en 60.000 EUR per jaar kunnen besparen door over te schakelen op gestructureerde elektronische facturatie.
Operationele winst
- Automatisering van de boekhoudkundige invoer: de XML-gegevens worden automatisch geïmporteerd in de boekhoudsoftware, waardoor manuele invoer wegvalt
- Automatische afstemming: facturen worden automatisch afgestemd op bestelbons
- Realtime opvolging: u weet onmiddellijk of uw factuur ontvangen en aanvaard is
- Minder geschillen: minder fouten betekent minder betwistingen
- Eenvoudigere btw-conformiteit: de gestructureerde gegevens vereenvoudigen de btw-aangiften
Milieuwinst
De FOD Financiën raamt dat de veralgemening van elektronische facturatie in België het volgende zou kunnen besparen:
- 150 miljoen vellen papier per jaar
- 3.000 ton CO2 per jaar (postvervoer)
- Duizenden liters inkt en toner
Veelgestelde vragen
"Ik ben zelfstandige met 5 facturen per maand, ben ik betrokken?"
Ja, als u btw-plichtige bent en factureert aan andere Belgische btw-plichtigen. U moet gestructureerde elektronische facturen uitreiken via Peppol. Er bestaan betaalbare oplossingen (Banqup, Dexxter, Billit) vanaf 10-15 EUR/maand.
"Mijn klant weigert een elektronische factuur te ontvangen, wat nu?"
Sinds 1 januari 2026 is een in België btw-plichtige klant verplicht gestructureerde elektronische facturen te aanvaarden. Hij kan niet meer weigeren. Is uw klant nog niet uitgerust, wijs hem dan op een gratis of goedkope oplossing om zijn facturen te ontvangen.
"Mag ik nog steeds ook een pdf versturen?"
Ja, u mag een pdf versturen als aanvulling op de gestructureerde elektronische factuur, om het lezen voor mensen te vergemakkelijken. Maar een pdf alleen heeft geen wettelijke waarde meer voor binnenlandse B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen.
"Hoe bewaar ik mijn elektronische facturen?"
Artikel 60 van het btw-wetboek legt een bewaartermijn van 7 jaar op. De facturen moeten worden opgeslagen in een formaat dat hun integriteit, authenticiteit en leesbaarheid gedurende de volledige bewaartermijn waarborgt. Archivering in de facturatiesoftware of op een beveiligde cloud is aanvaardbaar.
Sancties bij niet-naleving
Het btw-wetboek voorziet in de volgende sancties:
| Inbreuk | Sanctie |
|---|---|
| Geen uitreiking van een gestructureerde elektronische factuur | Boete van 50 tot 500 EUR per factuur |
| Weigering om een elektronische factuur te ontvangen | Boete van 50 tot 500 EUR |
| Niet-bewaring van facturen | Boete van 50 tot 5.000 EUR |
| Ontbrekende verplichte vermeldingen | Boete van 50 tot 500 EUR per vermelding |
Opmerking: De FOD Financiën heeft aangegeven een tolerantieperiode toe te passen voor de eerste maanden van 2026, met de nadruk op begeleiding in plaats van bestraffing. Deze tolerantie ontslaat u niet van de verplichting om in orde te zijn.
Nuttige bronnen
| Bron | URL / contact |
|---|---|
| FOD Financiën — e-invoicing | finances.belgium.be/nl/e-invoicing |
| Peppol België | peppol.be |
| Mercurius (facturatie naar de overheidssector) | mercurius.belgium.be |
| Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) | kbo-bce.fgov.be |
| Norm EN 16931 | Technische documentatie op e-invoicing.be |
| UNIZO (begeleiding Vlaamse kmo's) | unizo.be |
| UCM (begeleiding Franstalige kmo's) | ucm.be |
| SNI (Syndicat Neutre pour Indépendants) | sni-nsi.be |
Conclusie
Verplichte elektronische facturatie is sinds 1 januari 2026 realiteit in België. Verre van een loutere administratieve last, is het een kans om uw processen te moderniseren, uw kosten te verlagen en uw thesaurie te verbeteren dankzij snellere betalingen. De technische oplossingen zijn volwassen en toegankelijk, zelfs voor de kleinste structuren. Wacht niet op een sanctie van de FOD Financiën: rust u vandaag nog uit met Peppol-compatibele software, schrijf uw identificatie in de directory in en begin met het uitreiken van uw facturen in het gestructureerde formaat. Uw boekhouder zal u dankbaar zijn.
