Verplichte factuurvermeldingen in België

In België is een factuur veel meer dan een gewoon handelsdocument: het is een juridisch document waarvan de inhoud strikt gereglementeerd is. Het ontbreken van één enkele verplichte factuurvermelding kan leiden tot de weigering van de btw-aftrek door uw klant, administratieve boetes voor uzelf, en complicaties bij een fiscale controle. Deze uitgebreide gids somt alle verplichte factuurvermeldingen voor 2026 op, met concrete voorbeelden en precieze wettelijke verwijzingen.

Het wettelijk kader

De verplichte factuurvermeldingen in België worden bepaald door verschillende teksten:

• Artikel 5 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992: lijst van de verplichte vermeldingen op btw-facturen
• Artikel 53 van het Btw-wetboek (WBTW): verplichting om facturen uit te reiken
• Artikel III.74 van het Wetboek van economisch recht (WER): verplichtingen met betrekking tot de handelsdocumenten van ondernemingen
• Europese richtlijn 2006/112/EG (btw-richtlijn): geharmoniseerd kader op EU-niveau
• Wet van 6 februari 2024: verplichting tot elektronische B2B-facturering via Peppol

De verplichte factuurvermeldingen: volledige en gedetailleerde lijst

1. De factuurdatum

De uitreikingsdatum van de factuur moet duidelijk vermeld worden. Inzake btw moet de factuur uiterlijk de 15e dag van de maand na die waarin de levering van goederen of de dienstprestatie plaatsvond, worden uitgereikt (art. 53, § 2 WBTW).

Voorbeeld: een prestatie uitgevoerd op 20 maart 2026 moet uiterlijk op 15 april 2026 gefactureerd worden.

2. Het factuurnummer

Elke factuur moet een uniek volgnummer dragen waarmee ze ondubbelzinnig geïdentificeerd kan worden (art. 5, § 1, 3° KB nr. 1). De nummering moet doorlopend zijn, zonder gaten of dubbels.

Aanvaarde formaten:

• F-2026-001, F-2026-002, enz.
• 2026/001, 2026/002, enz.
• 20260001, 20260002, enz.

Belangrijk: u kunt meerdere nummeringsreeksen gebruiken (per activiteit, per verkooppunt), op voorwaarde dat elke reeks doorlopend is en er geen dubbelzinnigheid bestaat.

3. Volledige identificatie van de leverancier (uitreiker)

De volgende gegevens moeten op de factuur staan:

Voor zelfstandigen in natuurlijke persoon: vermeld uw volledige naam, uw beroepsadres (of woonplaats), en uw KBO-/btw-ondernemingsnummer.

Verplichting WER: artikel III.74 van het Wetboek van economisch recht bepaalt dat alle documenten (met inbegrip van facturen) van een onderneming de benaming, de rechtsvorm, de zetel en het ondernemingsnummer moeten vermelden. Voor BV's en NV's moeten het kapitaal of het eigen vermogen op de akten vermeld staan, maar niet noodzakelijk op de facturen.

4. Volledige identificatie van de klant (bestemmeling)

Bijzonder geval: is de klant geen btw-plichtige (particulier), dan hoeft u zijn btw-nummer niet te vermelden, maar zijn identiteit en adres blijven wel verplicht.

5. Datum van de levering of de prestatie

De datum waarop de levering van goederen plaatsvond of de dienstprestatie voltooid werd, moet vermeld worden indien deze afwijkt van de factuurdatum (art. 5, § 1, 4° KB nr. 1).

Voor doorlopende prestaties (abonnementen, onderhoudscontracten) vermeldt u de periode die de factuur dekt.

6. Gedetailleerde beschrijving van de geleverde goederen of diensten

De beschrijving moet voldoende precies zijn om de aard van de verrichting te kunnen identificeren (art. 5, § 1, 6° KB nr. 1). Vage omschrijvingen zoals "dienstprestatie" of "diversen" volstaan niet en kunnen leiden tot de weigering van de btw-aftrek door de klant.

Voorbeelden van conforme beschrijvingen:

• "Ontwikkeling van een vitrinewebsite – 5 pagina's – volgens offerte nr. 2026-015 van 01/02/2026"
• "Herstelling ketel Vaillant model X – vervanging van de circulatiepomp – arbeid 2u"
• "Juridisch advies – opstellen van algemene verkoopvoorwaarden – 4 uur"

Voorbeelden van NIET-conforme beschrijvingen:

• "Geleverde diensten"
• "Erelonen maart 2026"
• "Diverse werken"

7. Hoeveelheid en aard van de goederen of omvang van de diensten

Vermeld voor elke lijn van de factuur:

• De hoeveelheid (aantal eenheden, uren, dagen, m², kg, enz.)
• De eenheidsprijs exclusief btw
• De eventuele kortingen (rabatten, kortingen, disconto's)

8. De maatstaf van heffing (bedrag exclusief btw)

Het totale bedrag exclusief btw moet vermeld worden, uitgesplitst per btw-tarief indien meerdere tarieven op dezelfde factuur van toepassing zijn.

Deze eerste acht punten vormen samen de kern van de factuurvermeldingen die op vrijwel elke Belgische factuur terugkomen.

9. Het toepasselijke btw-tarief

Het/de toepasselijke btw-tarief(tarieven) moeten duidelijk vermeld worden per lijn of groep van lijnen:

10. Het btw-bedrag

Het bedrag van de btw moet in euro (EUR) vermeld worden, uitgesplitst per tarief indien meerdere tarieven van toepassing zijn. Dit bedrag moet berekend worden op de overeenstemmende maatstaf van heffing.

11. Het totaal te betalen bedrag (incl. btw)

Het totale bedrag inclusief alle belastingen moet zichtbaar vermeld worden.

12. De munteenheid

De bedragen moeten uitgedrukt worden in euro (EUR). Wordt de factuur opgesteld in een andere munt (bijvoorbeeld voor een buitenlandse klant), dan moet het btw-bedrag niettemin worden omgerekend naar euro tegen de wisselkoers van de dag waarop de belasting opeisbaar wordt (art. 27 WBTW).

De specifieke vermeldingen naargelang de situatie

Naast de algemene factuurvermeldingen gelden in de volgende situaties bijkomende, verplichte vermeldingen.

Verlegging van heffing (reverse charge) – intracommunautaire verrichtingen

Voor intracommunautaire leveringen van goederen (art. 39bis WBTW):

• Vermelding: "Vrijstelling van btw – Intracommunautaire levering – Artikel 39bis van het Btw-wetboek"
• Het btw-nummer van de klant in de andere lidstaat moet vermeld worden
• De verrichting moet opgenomen worden in de intracommunautaire aangifte (opgave van de intracommunautaire verrichtingen)

Voor intracommunautaire B2B-diensten (art. 21, § 2 WBTW):

• Vermelding: "Verlegging van heffing – Btw verschuldigd door de medecontractant – Artikel 21, § 2 van het Btw-wetboek"

Medecontractant (onderaanneming in de bouwsector)

Voor bepaalde verrichtingen in de bouwsector (art. 20 KB nr. 1) is de btw verschuldigd door de medecontractant (de klant, indien deze btw-plichtig is):

• Vermelding: "Verlegging van heffing – Btw te voldoen door de medecontractant – Artikel 20 van het KB nr. 1"
• De leverancier factureert geen btw
• De klant geeft de btw aan in zijn eigen btw-aangifte

Vrijstelling van btw (kleine ondernemingen)

Valt u onder de vrijstellingsregeling (art. 56bis WBTW, omzet < 25.000 EUR):

• Vermelding: "Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet van toepassing."
• Geen btw vermeld op de factuur
• Geen btw-nummer verplicht (maar het KBO-ondernemingsnummer blijft verplicht)

Margeregeling (tweedehandsgoederen)

Voor de verkoop van tweedehandsgoederen onder de margeregeling (art. 58, § 4 WBTW):

• Vermelding: "Margeregeling – Gebruikte goederen – Artikel 58, § 4 van het Btw-wetboek"
• De btw wordt niet afzonderlijk vermeld

Uitvoer buiten de EU

Voor uitvoer van goederen buiten de Europese Unie (art. 39 WBTW):

• Vermelding: "Vrijstelling van btw – Uitvoer – Artikel 39 van het Btw-wetboek"
• Btw aan 0%

Voorschotfactuur

Het voorschot leidt tot opeisbaarheid van de btw op het moment van inning (art. 22bis WBTW). De voorschotfactuur moet:

• Vermelden dat het om een voorschot gaat (en niet om de totale prijs)
• Het bedrag van het voorschot exclusief btw, de btw en het bedrag inclusief btw aangeven
• Verwijzen naar de offerte of het contract

Btw van 6% voor onroerende werken

Voor renovatiewerken aan een privéwoning van meer dan 10 jaar oud aan het verlaagd tarief van 6%:

• Het door de klant (bouwheer) ondertekende btw-attest moet door de aannemer bewaard worden
• Vermelding op de factuur: "Btw-tarief van 6% – Onroerende werken aan een woning waarvan de eerste ingebruikneming heeft plaatsgevonden in een kalenderjaar dat minstens 10 jaar voorafgaat aan de datum van de eerste factuur betreffende deze werken – Artikel 1quinquies van het KB nr. 20"

Factuur aan zichzelf

In bepaalde gevallen moet een belastingplichtige een factuur aan zichzelf uitreiken (art. 12, § 1 en 19 WBTW), onder meer voor de onttrekking van goederen van de onderneming voor privédoeleinden.

De betalingsvoorwaarden

Hoewel de betalingsvoorwaarden geen verplichte vermelding zijn in de zin van het koninklijk besluit nr. 1, worden ze sterk aanbevolen en vaak vereist door de algemene verkoopvoorwaarden.

Vermeld minstens:

• De betalingstermijn (bv. 30 dagen na factuurdatum)
• Het bankrekeningnummer (IBAN + BIC)
• De gestructureerde mededeling (OGM: +++XXX/XXXX/XXXXX+++)
• De verwijlintresten: conform de wet van 2 augustus 2002 bedraagt de verwijlintrestvoet in B2B de rentevoet van de ECB + 8 procentpunten (ongeveer 12,50% in 2026)
• De forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten (minimum 40 EUR)

De Belgische gestructureerde mededeling (OGM)

De gestructureerde mededeling is een specifiek Belgisch formaat dat de automatische afpunting van betalingen vergemakkelijkt:

Formaat: +++XXX/XXXX/XXXXX+++

Twee berekeningsmethodes:

• Gebaseerd op het factuurnummer: de eerste 10 cijfers komen overeen met het factuurnummer, de laatste 2 zijn de modulo 97
• Gebaseerd op het klanten- + factuurnummer: aan te passen aan uw systeem

Uw Belgische facturatiesoftware genereert deze gestructureerde mededeling automatisch.

Volledig voorbeeld van een conforme Belgische factuur

===========================================================
                    FACTUUR
===========================================================

WebDev Solutions BV
Wetstraat 42, 1000 Brussel
KBO: 0789.456.123
BTW: BE 0789.456.123
IBAN: BE42 3100 1234 5678 - BIC: BBRUBEBB

-----------------------------------------------------------

FACTUUR AAN:
Ambachtelijke Bakkerij Martin BV
Louizalaan 156, 1050 Elsene
BTW: BE 0456.789.012

-----------------------------------------------------------

Factuurnr.: F-2026-042
Factuurdatum: 15 maart 2026
Prestatiedatum: 01/02/2026 tot 10/03/2026

-----------------------------------------------------------

OMSCHRIJVING                    AANTAL  EP EXCL. BTW  TOTAAL
-----------------------------------------------------------
Ontwerp vitrinewebsite            1        2.500,00   2.500,00
  5 pagina's, responsief design
  Volgens offerte nr. D-2026-015

Integratie reservatiemodule       1          800,00     800,00
  online met betaling

Opleiding gebruik (2u)            2u         100,00     200,00

Jaarlijkse webhosting             1          180,00     180,00
  Pack Pro - 20 Go
-----------------------------------------------------------

SUBTOTAAL EXCL. BTW                            3.680,00 EUR
BTW 21%                                           772,80 EUR
-----------------------------------------------------------
TOTAAL INCL. BTW                                4.452,80 EUR
===========================================================

BETALINGSVOORWAARDEN:
Termijn: 30 dagen na factuurdatum
Vervaldag: 14 april 2026
Rekening: IBAN BE42 3100 1234 5678
Mededeling: +++042/0000/04972+++

Bij laattijdige betaling zijn van rechtswege verwijlintresten
van 12,50% en een forfaitaire vergoeding van 10% (min. 40 EUR)
verschuldigd (wet van 2 augustus 2002).

De sancties bij een niet-conforme factuur

Btw-boetes

De btw-administratie kan administratieve boetes opleggen bij niet-naleving van de facturatieverplichtingen:

Deze bedragen zijn vastgelegd bij het koninklijk besluit van 28 december 1999 tot vaststelling van de niet-proportionele fiscale geldboeten op het stuk van de belasting over de toegevoegde waarde (bijlage, afdeling 3). Ontbrekende factuurvermeldingen zijn de meest voorkomende oorzaak van deze boetes.

Gevolgen voor de klant

Bevat uw factuur niet alle verplichte factuurvermeldingen, dan riskeert uw klant dat de aftrek van de betaalde btw geweigerd wordt. Artikel 45, § 1 WBTW vereist een conforme factuur om het recht op aftrek uit te oefenen. Dit kan uw handelsrelaties schaden.

Gevolgen inzake inkomstenbelasting

Een niet-conforme factuur kan eveneens leiden tot de verwerping van de aftrek van de overeenstemmende beroepskosten door de fiscale administratie (art. 49 WIB 92).

Elektronische facturering in 2026

De Peppol-verplichting

Sinds 1 januari 2026 moeten alle B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtigen uitgereikt worden in elektronisch gestructureerd formaat via het Peppol-netwerk (wet van 6 februari 2024). Het formaat is Peppol BIS Billing 3.0 (gebaseerd op UBL 2.1).

De verplichte vermeldingen in een Peppol-factuur

Peppol-facturen bevatten dezelfde verplichte factuurvermeldingen, maar in een gestructureerd formaat (XML). De belangrijkste velden zijn:

• AccountingSupplierParty: identificatie van de leverancier
• AccountingCustomerParty: identificatie van de klant
• InvoiceLine: factuurlijnen met omschrijvingen, hoeveelheden en prijzen
• TaxTotal: btw-bedragen
• LegalMonetaryTotal: financiële totalen
• PaymentMeans: betaalmiddelen (IBAN, gestructureerde mededeling)

B2C-facturen: geen Peppol-verplichting

Facturen gericht aan particulieren (niet-belastingplichtigen) vallen niet onder de Peppol-verplichting. U kunt deze verder op papier of als pdf uitreiken, met dezelfde factuurvermeldingen als hierboven beschreven.

Checklist: is uw factuur conform?

Gebruik deze checklist met alle factuurvermeldingen vóór u elke factuur verstuurt:

• Factuurdatum
• Uniek volgnummer
• Naam/benaming en adres van de leverancier
• Rechtsvorm van de leverancier
• Ondernemingsnummer (KBO) van de leverancier
• Btw-nummer van de leverancier
• Naam/benaming en adres van de klant
• Btw-nummer van de klant (indien belastingplichtig)
• Gedetailleerde beschrijving van de goederen/diensten
• Hoeveelheden en eenheidsprijzen
• Maatstaf van heffing (excl. btw) per btw-tarief
• Toepasselijke btw-tarief(tarieven)
• Btw-bedrag in euro
• Totaalbedrag incl. btw
• Datum van levering/prestatie (indien afwijkend van de factuurdatum)
• Betalingsvoorwaarden en IBAN
• Gestructureerde mededeling
• Specifieke vermeldingen indien van toepassing (verlegging van heffing, vrijstelling, uitvoer, enz.)
• Verzending via Peppol (indien Belgisch B2B)

Conclusie

De verplichte factuurvermeldingen in België zijn geen loutere formaliteiten: ze bepalen de fiscale geldigheid van het document, het recht op btw-aftrek van uw klant, en uw eigen conformiteit bij een controle. In 2026, met de inwerkingtreding van de verplichte elektronische facturering via Peppol, worden de meeste van deze vermeldingen automatisch beheerd door uw facturatiesoftware, op voorwaarde dat u deze correct configureert.

Neem de tijd om te controleren of uw facturatiesoftware alle vereiste vermeldingen integreert, en aarzel niet om uw erkend boekhouder een factuurmodel te laten valideren voordat u begint te factureren.

---

Dit artikel werd geschreven door het team van Espero-Soft voor het blog gewijd aan ondernemers in België. Voor persoonlijk advies raadpleegt u een erkend ITAA-boekhouder of de FOD Financiën.