Tutorial: een conforme factuur maken in België in 5 minuten

In België moet elke factuur die door een btw-plichtige wordt uitgereikt, voldoen aan precieze regels die zijn vastgelegd in het btw-wetboek en het koninklijk besluit nr. 1. Een niet-conforme factuur kan door de belastingadministratie worden verworpen, wat betekent dat uw klant de btw niet kan aftrekken en dat u risico loopt op sancties. Deze tutorial legt u in detail alle verplichte vermeldingen uit en begeleidt u om in enkele minuten uw eerste conforme factuur te maken.

Wanneer moet u een factuur uitreiken?

Facturatieverplichting

In België moet u in de volgende situaties een factuur uitreiken:

• Levering van goederen of diensten aan een andere btw-plichtige (B2B)
• Levering van goederen of diensten aan een niet-btw-plichtige rechtspersoon (bv. een niet-btw-plichtige vzw)
• Verkoop op afstand (e-commerce) boven bepaalde drempels
• Intracommunautaire leveringen van goederen
• Ontvangen voorschotten vóór de levering of de dienst

Uitzonderingen op de facturatieverplichting

U bent niet verplicht een factuur uit te reiken voor:

• Verkoop aan particulieren (B2C), tenzij de klant erom vraagt of de wet het voor uw sector oplegt (bouw, garagisten enz.)
• Handelingen vrijgesteld van btw krachtens artikel 44 van het btw-wetboek (onderwijs, medische verzorging enz.)

Uitreikingstermijn

De factuur moet uiterlijk de 15de dag van de maand na de levering van het goed of de voltooiing van de dienst worden uitgereikt. Voor een dienst uitgevoerd op 10 maart 2026 moet de factuur bijvoorbeeld uiterlijk op 15 april 2026 worden uitgereikt. Een conforme factuur op tijd uitreiken vermijdt discussies met de fiscus en late betalingen.

De verplichte vermeldingen op een Belgische factuur

Het btw-wetboek (artikel 5 van KB nr. 1) legt de volgende vermeldingen op voor elke conforme factuur:

1. Het woord "Factuur" (of "Facture" / "Rechnung")

De vermelding "Factuur" moet duidelijk bovenaan het document staan. In België is het gebruikelijk om de tweetalige vermelding "Factuur / Facture" te gebruiken voor bedrijven die in beide taalgemeenschappen actief zijn.

2. Uniek volgnummer

Elke factuur moet een uniek en opeenvolgend nummer dragen. De nummering moet doorlopend zijn, zonder onderbreking of dubbels. Voorbeelden van courante formaten:

• 2026-001, 2026-002, 2026-003…
• F2026/0001, F2026/0002…
• 20260001, 20260002…

Tip: gebruik een voorvoegsel met het jaartal om de klassering te vergemakkelijken. Herbegin de nummering nooit tijdens het lopende jaar.

3. Uitreikingsdatum

De datum waarop de factuur wordt uitgereikt. Deze datum bepaalt de btw-aangifteperiode waarin de handeling moet worden aangegeven.

4. Volledige identiteit van de leverancier (afzender)

U moet het volgende vermelden:

• Naam of maatschappelijke benaming (zoals ingeschreven bij de KBO)
• Volledig adres van de maatschappelijke zetel (straat, nummer, postcode, gemeente)
• Ondernemingsnummer (KBO-nummer in het formaat 0XXX.XXX.XXX)
• Btw-nummer (in het formaat BE 0XXX.XXX.XXX)

5. Volledige identiteit van de klant (bestemmeling)

U moet het volgende vermelden:

• Naam of maatschappelijke benaming van de klant
• Volledig adres van de klant
• Btw-nummer van de klant (als de klant btw-plichtig is)

6. Datum van levering of dienstverlening

De datum waarop de levering van goederen heeft plaatsgevonden of de dienst werd voltooid. Als deze datum samenvalt met de uitreikingsdatum van de factuur, volstaat één enkele vermelding (bv.: "Datum factuur en dienstverlening: 15/03/2026").

7. Gedetailleerde omschrijving van de goederen of diensten

Een voldoende precieze omschrijving om de aard van de levering of de dienst te identificeren. Bijvoorbeeld:

Goede omschrijving:

• "Ontwikkeling van een e-commercewebsite – 40 werkuren"
• "Levering van 500 kg tarwebloem type 55"
• "Advies digitale marketing – opdracht van 01/03 tot 15/03/2026"

Slechte omschrijving (te vaag):

• "Dienstverlening"
• "Diversen"
• "Werken"

8. Hoeveelheid en eenheidsprijs

Voor elke lijn van de factuur:

• De hoeveelheid geleverd of het aantal gepresteerde uren
• De eenheidsprijs exclusief btw

9. Maatstaf van heffing (bedrag exclusief btw)

Het totaalbedrag exclusief btw voor elke lijn en voor de volledige factuur.

10. Toegepast btw-tarief

Het btw-tarief dat op elke lijn van toepassing is (21%, 12%, 6% of 0%). Als er verschillende tarieven van toepassing zijn, moet elk tarief afzonderlijk worden vermeld met de bijhorende maatstaf van heffing.

11. Btw-bedrag

Het berekende btw-bedrag voor elk toepasselijk tarief en het totale btw-bedrag.

12. Totaalbedrag inclusief btw

Het totaal te betalen bedrag, alle taksen inbegrepen (btw incl.).

13. Eventuele verminderingen

Als u een korting of vermindering toekent, vermeldt u dit duidelijk op de factuur met het bedrag van de vermindering.

14. Bijzondere vermeldingen (indien van toepassing)

Bepaalde situaties vereisen bijkomende vermeldingen:

15. Betalingsvoorwaarden

Hoewel niet strikt verplicht volgens het btw-wetboek, wordt sterk aanbevolen om te vermelden:

• De betalingstermijn (bv.: 30 dagen na factuurdatum)
• Het bankrekeningnummer (IBAN) voor de betaling
• De gestructureerde of vrije mededeling voor de overschrijving
• De toepasselijke verwijlinteresten (wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties)

Visueel overzicht: structuur van een conforme factuur in België

Hier is de aanbevolen structuur voor uw factuur:

+----------------------------------------------------------+
|  [UW LOGO]                                                |
|                                                            |
|  FACTUUR                                                  |
|                                                            |
|  Nummer: F2026/0001                                       |
|  Datum: 15/03/2026                                        |
|  Datum dienstverlening: 01/03/2026 - 15/03/2026            |
|                                                            |
|  AFZENDER:                     BESTEMMELING:              |
|  Uw Bedrijf bv                 Klant nv                   |
|  Wetstraat 42                  Louizalaan 100              |
|  1000 Brussel                  1050 Elsene                |
|  Btw: BE 0123.456.789          Btw: BE 0987.654.321        |
|                                                            |
|  +---------+---------------------------+-----+--------+  |
|  | Aantal  | Omschrijving              | E.P.| Totaal  |  |
|  +---------+---------------------------+-----+--------+  |
|  | 40 u    | Ontwikkeling website      | 75  | 3000,00 |  |
|  | 1       | Jaarlijkse hosting        | 150 |  150,00 |  |
|  +---------+---------------------------+-----+--------+  |
|                                                            |
|  Subtotaal exclusief btw:                      3.150,00   |
|  Btw 21%:                                        661,50   |
|  --------------------------------------------------------|
|  TOTAAL INCL. BTW:                             3.811,50   |
|                                                            |
|  Betaling: 30 dagen na factuurdatum                        |
|  IBAN: BE68 5390 0754 7034                                 |
|  Mededeling: F2026/0001                                    |
|                                                            |
|  Bij betalingsachterstand wordt van rechtswege een         |
|  verwijlinterest van 8% per jaar aangerekend.               |
+----------------------------------------------------------+

Tutorial stap voor stap: uw factuur maken

Hieronder vindt u drie methodes om snel een conforme factuur te maken, van de meest tot de minst aanbevolen.

Methode 1: met facturatiesoftware (aanbevolen)

Het gebruik van facturatiesoftware is de meest betrouwbare methode om een conforme factuur te maken. De software beheert automatisch de nummering, de btw-berekeningen en de verplichte vermeldingen.

Populaire facturatiesoftware in België:

Stappen met facturatiesoftware (algemeen voorbeeld):

1. Maak uw account aan: schrijf u in en configureer de gegevens van uw onderneming (naam, adres, btw-nummer, logo, bankgegevens)
2. Configureer de btw-instellingen: selecteer de btw-tarieven die u gebruikt (21%, 6% enz.)
3. Voeg een klant toe: geef de gegevens van de klant in (naam, adres, btw-nummer)
4. Maak een nieuwe factuur: klik op "Nieuwe factuur"
5. Voeg factuurlijnen toe: omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs, btw-tarief
6. Controleer het resultaat: de software berekent automatisch de btw en het totaalbedrag incl. btw
7. Verstuur de factuur: per e-mail (pdf) of via Peppol voor elektronische facturatie

Methode 2: met Excel of Google Sheets

Voor beginners met een laag factuurvolume kan een rekenblad volstaan om een conforme factuur op te stellen. Deze methode is echter risicovoller (rekenfouten, vergeten vermeldingen) en niet geschikt voor elektronische facturatie.

Stappen:

1. Maak een sjabloon met alle hierboven vermelde verplichte gegevens
2. Gebruik formules om automatisch te berekenen:
   • Het subtotaal per lijn: =hoeveelheid * eenheidsprijs
   • Het subtotaal exclusief btw: =SOM(lijntotalen)
   • De btw: =subtotaal * btw_tarief
   • Het totaal incl. btw: =subtotaal + btw
3. Nummer handmatig elke factuur (let op de continuïteit)
4. Exporteer naar pdf voor verzending naar de klant
5. Archiveer het originele bestand en de pdf

Waarschuwing: deze methode wordt afgeraden voor grote volumes. Schakel snel over naar facturatiesoftware om fouten te vermijden.

Methode 3: met Word of Google Docs

Nog basaler: deze methode bestaat erin een factuursjabloon te maken in een tekstverwerker. De berekeningen moeten handmatig of met een rekenmachine worden gemaakt. Dit is de minst betrouwbare en minst aanbevolen methode.

Elektronische facturatie in België (Peppol)

Juridische context

Elektronische facturatie is een belangrijk thema geworden in België:

• Sinds 2024: verplichte elektronische facturatie voor overheidsopdrachten (B2G) via het Peppol-netwerk
• Vanaf 2026: geleidelijke invoering van de verplichte elektronische facturatie tussen ondernemingen (B2B)
• Het standaardformaat is Peppol BIS Billing 3.0 (gebaseerd op het UBL-formaat)

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk waarmee elektronische handelsdocumenten (facturen, bestelbonnen enz.) tussen ondernemingen kunnen worden uitgewisseld. Elke deelnemer wordt geïdentificeerd via een Peppol ID, doorgaans gebaseerd op het Belgische btw-nummer.

Hoe verstuurt u facturen via Peppol?

1. Kies een Peppol-toegangspunt (Access Point): de meeste Belgische facturatiesoftware integreert Peppol (Billit, Teamleader, Exact Online enz.)
2. Registreer uw Peppol ID: doorgaans automatisch bij de configuratie van de software
3. Maak uw conforme factuur aan in de software
4. Verstuur via Peppol: de software zet de factuur om naar het UBL-formaat en stuurt ze via het Peppol-netwerk naar de bestemmeling

Creditnota's

Als u een reeds uitgereikte factuur moet corrigeren (prijsfout, teruggestuurde goederen, achteraf toegekende korting), moet u een creditnota uitreiken (en niet gewoon de oorspronkelijke factuur wijzigen of verwijderen).

Verplichte vermeldingen op een creditnota

De creditnota moet het volgende bevatten:

• De vermelding "Creditnota"
• Een uniek volgnummer (kan in een aparte reeks staan, bv.: NC2026/0001)
• De verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (nummer en datum)
• De reden van de correctie
• De gecorrigeerde bedragen (met btw)

Voorbeeld van een creditnota

CREDITNOTA NC2026/0001
Datum: 20/03/2026
Referentie: Factuur F2026/0001 van 15/03/2026
Reden: prijsfout op de hostingdienst

Jaarlijkse hosting: -50,00 EUR excl. btw
Btw 21%: -10,50 EUR
Totaal: -60,50 EUR incl. btw

Betalingstermijnen en verwijlinteresten

Betalingstermijnen tussen ondernemingen (B2B)

De Belgische wet van 2 augustus 2002 (gewijzigd) bepaalt de volgende regels voor transacties tussen ondernemingen:

• Maximale betalingstermijn: 60 dagen vanaf ontvangst van de factuur (behoudens redelijk andersluidend beding)
• Controletermijn: maximaal 30 dagen om de conformiteit van de goederen of diensten te controleren

Verwijlinterest

Bij betalingsachterstand is van rechtswege een verwijlinterest verschuldigd, zonder dat een ingebrekestelling nodig is:

• Het interestpercentage wordt halfjaarlijks vastgesteld door de FOD Financiën (gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad)
• In 2026 bedraagt het referentietarief ongeveer 8% per jaar voor handelstransacties
• Een forfaitaire invorderingsvergoeding van 40 EUR is eveneens van rechtswege verschuldigd

Betalingstermijnen met de overheid (B2G)

Voor overheidsopdrachten bedraagt de betalingstermijn 30 dagen vanaf ontvangst van de factuur.

Bewaring van facturen

Bewaartermijn

In België moeten facturen (uitgereikt en ontvangen) worden bewaard gedurende:

• 7 jaar voor de btw-verplichtingen (vanaf 1 januari van het jaar na de factuurdatum)
• 10 jaar op het vlak van het handelsrecht (Wetboek van vennootschappen en verenigingen)

Bewaarformaat

• Papieren facturen kunnen op papier of gedigitaliseerd (scan) worden bewaard
• Elektronische facturen moeten in hun oorspronkelijke elektronische formaat worden bewaard
• De leesbaarheid, de integriteit van de inhoud en de authenticiteit van de oorsprong moeten gedurende de volledige bewaartermijn worden gewaarborgd

Veelgemaakte fouten om te vermijden

Deze fouten verhinderen dat uw document als een conforme factuur wordt aanvaard door de fiscus:

1. Het btw-nummer van de klant vergeten: zonder btw-nummer kan uw klant de btw op uw factuur niet aftrekken
2. Te vage omschrijving: "diversen" of "dienstverlening" zijn geen aanvaardbare omschrijvingen
3. Fout btw-tarief: controleer altijd of u het juiste tarief toepast (21% voor de meeste diensten)
4. Niet-opeenvolgende nummering: een "gat" in de nummering (bv. van F001 naar F003 springen) valt op bij een belastingcontrole
5. De bijzondere vermelding vergeten: bij een medecontractant, vrijstellingsregeling enz. is de bijzondere vermelding verplicht
6. Factuur zonder datum van dienstverlening: de datum van dienstverlening is een verplichte vermelding, los van de factuurdatum
7. Facturen niet bewaren: het vroegtijdig vernietigen van facturen kan problemen veroorzaken bij een belastingcontrole

Nuttige bronnen

• FOD Financiën – Verplichtingen inzake facturatie: https://finances.belgium.be/nl/ondernemingen/btw/verplichtingen
• Belgisch btw-wetboek: beschikbaar op Justel (https://www.ejustice.just.fgov.be/)
• Koninklijk besluit nr. 1: gedetailleerde regels over facturen en de btw-boekhouding
• Peppol in België: https://bfrss.belgique.be/ (Federal Receivables Scanning Service)
• FOD Economie – Facturatie: https://economie.fgov.be/
• ITAA: https://www.itaa.be/ (een erkend boekhouder vinden)

Conclusie

Een conforme factuur maken in België is niet ingewikkeld, maar vergt nauwkeurigheid. De 12 tot 15 verplichte vermeldingen moeten op elke factuur staan, en de kleinste omissie kan een probleem vormen bij een belastingcontrole. Het gebruik van facturatiesoftware is sterk aanbevolen: ze automatiseert de nummering, de btw-berekeningen en de integratie van de verplichte vermeldingen, waardoor het risico op fouten bijna tot nul wordt herleid.

Met de geleidelijke invoering van elektronische facturatie via Peppol wordt het des te belangrijker om over een geschikte tool te beschikken. De meeste Belgische facturatiesoftware integreert deze functionaliteit al, zodat u zonder extra inspanning conform kunt blijven.

---

Dit artikel werd geschreven door het team van Espero-Soft voor het blog gewijd aan ondernemers in België. Voor persoonlijk advies over facturatie raadpleegt u uw erkend boekhouder.