PEPPOL : qu’est-ce que c’est, est-ce obligatoire, et comment s’y connecter ?

🔎 Qu’est-ce que PEPPOL ?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau sécurisé qui permet l’échange standardisé de documents électroniques (factures, bons de commande, bons de livraison, etc.) entre entreprises et administrations, dans toute l’Europe.

L’objectif est de dématérialiser les échanges commerciaux publics pour :

• Simplifier les facturations électroniques (e-invoicing).
• Améliorer l’efficacité administrative.
• Garantir l’interopérabilité entre pays.

PEPPOL repose sur :

• Un format commun (UBL ou CII)
• Des règles communes (réseau, sécurité, identification)
• Des points d’accès certifiés appelés Access Points.

🎯 À quoi sert PEPPOL ?

✅ Utilisations principales :

• Envoyer des factures électroniques aux pouvoirs publics (État, régions, communes, hôpitaux…).
• Répondre à des appels d’offres publics dans toute l’UE.
• Standardiser les échanges B2B (dans certains cas).

PEPPOL ne sert pas qu’à facturer l’État belge : c’est un standard européen utilisé dans plus de 30 pays.

📌 PEPPOL est-il obligatoire en Belgique ?

👉 OUI, dans certains cas :

🔹 Pour les fournisseurs des administrations publiques :

Depuis le 1er janvier 2022, toute entreprise qui émet une facture à une administration publique belge doit la transmettre via PEPPOL, sauf exceptions spécifiques.

🔹 Pour les entreprises privées :

Non, l’utilisation de PEPPOL n’est pas obligatoire dans le B2B privé en Belgique… mais elle est fortement recommandée pour standardiser vos échanges.

🛠️ Comment fonctionne PEPPOL ?

🔗 Le réseau PEPPOL repose sur trois éléments :

1. Un identifiant unique PEPPOL ID (ex : BE0123456789 pour une entreprise belge).
2. Un point d’accès PEPPOL : intermédiaire technique pour envoyer et recevoir des documents.
3. Un format structuré (UBL ou CII) : lisible automatiquement par les logiciels de gestion.

📤 Vous envoyez une facture via votre logiciel → elle passe par un Access Point certifié → elle est délivrée à votre client via son propre Access Point.

🧭 Comment se connecter à PEPPOL ?

1. Avoir un logiciel compatible PEPPOL

• Exemples : Billit, Sage, Exact, Odoo, Yuki, CodaBox, ClearFacts, etc.
• Certains logiciels incluent automatiquement le point d’accès PEPPOL.

2. Ou choisir un prestataire d’Access Point

Si vous n’avez pas de logiciel intégré, vous pouvez utiliser un fournisseur d’accès PEPPOL (souvent avec une plateforme web) :

• Billit
• Digiteal
• OpenPeppol-certified prestataires
• Postes nationales ou sociétés IT partenaires

3. Obtenir votre identifiant PEPPOL

• Il est généralement généré automatiquement avec votre numéro BCE/VAT.
• Vous devez apparaître dans le PEPPOL Directory pour que vos partenaires puissent vous envoyer des documents.

📊 Quels documents peuvent transiter via PEPPOL ?

• Factures électroniques
• Bons de commande (order messages)
• Accusés de réception
• Bons de livraison (despatch advice)

✅ Ces documents sont envoyés en format structuré XML, pas en PDF.

🛡️ Est-ce sécurisé ?

Oui. PEPPOL utilise :

• Des points d’accès certifiés (Access Points)
• Des protocoles cryptés (AS4)
• Des identifiants vérifiés (Business Identifier Code, VAT, etc.)

📍 Avantages pour les entreprises

🇧🇪 Spécificité en Belgique

• PEPPOL est intégré dans Mercurius, la plateforme belge de facturation électronique.
• Toute administration belge fédérale, régionale ou locale doit pouvoir recevoir des factures via PEPPOL.

📌 En résumé