Qu’est-ce que PEPPOL ?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) est un réseau européen sécurisé qui permet l’échange électronique normalisé de documents commerciaux, notamment les factures électroniques (e-invoicing). PEPPOL facilite la transmission rapide, fiable et conforme aux normes des factures entre entreprises (B2B) et entre entreprises et administrations publiques (B2G).
Pourquoi PEPPOL devient-il obligatoire ?
L’Union européenne encourage la facturation électronique pour améliorer la transparence, réduire la fraude fiscale et simplifier les échanges commerciaux. En Belgique, la facturation électronique via PEPPOL devient progressivement obligatoire pour toutes les entreprises qui facturent les administrations publiques et bientôt pour toutes les transactions interentreprises.
Dates clés en Belgique
- 1er janvier 2024 : Obligation d’utiliser PEPPOL pour toutes les factures envoyées aux entités publiques fédérales.
- À partir de 2025-2026 : Extension progressive aux entités publiques régionales, locales et à certaines grandes entreprises privées.
- 2028 (prévision) : La facturation électronique via PEPPOL pourrait devenir obligatoire pour toutes les entreprises belges (B2B et B2G).
Qui est concerné ?
- Les fournisseurs et prestataires qui émettent des factures à destination des administrations publiques.
- À terme, toutes les entreprises belges qui réalisent des transactions commerciales, y compris entre elles (B2B).
Avantages de PEPPOL
- Standardisation : un format unique (UBL, XML) reconnu dans toute l’Europe.
- Sécurité et fiabilité : transmission sécurisée via un réseau agréé.
- Gain de temps et réduction des erreurs : traitement automatisé des factures.
- Réduction des coûts liés à l’impression, à l’envoi postal et à la gestion manuelle.
- Conformité légale assurée et traçabilité renforcée.
Que faut-il faire pour se conformer ?
- Choisir un fournisseur de services PEPPOL (un access point) : il sert d’intermédiaire pour envoyer et recevoir des factures via le réseau PEPPOL.
- Adapter ses logiciels de facturation : ils doivent pouvoir générer et lire des factures au format PEPPOL.
- Former son personnel à la gestion des factures électroniques.
- Mettre à jour ses procédures internes pour intégrer la réception et le traitement des factures électroniques.
Sanctions en cas de non-respect
Les entreprises qui ne respectent pas l’obligation PEPPOL risquent :
- Le rejet ou le non-paiement des factures émises aux administrations publiques.
- Des amendes administratives.
- Une image professionnelle dégradée.
Conclusion
L’obligation PEPPOL en Belgique s’inscrit dans une tendance européenne forte vers la dématérialisation des échanges commerciaux. Même si la mise en place peut demander des efforts techniques et organisationnels, les bénéfices en termes d’efficacité, de coûts et de conformité sont importants.
Pour les entreprises, il est crucial de se préparer dès maintenant pour éviter les interruptions d’activité et profiter pleinement des avantages du e-invoicing.